13 janvier 2023

Comment réussir son processus d’onboarding et d’offboarding RH ?

SILAE Stand: E40
Silae
Comment réussir son processus d’onboarding et d’offboarding RH ?
Selon une étude publiée par Robert Half, 1 salarié sur 2 est prêt à quitter son poste au cours du premier mois. En effet, dans 36,8 % des cas, cela est lié à un mauvais accueil et dans 29,9 % des cas, cela est lié aux valeurs véhiculées qui ne sont pas en adéquation avec les valeurs personnelles du salarié. Sans oublier qu’un recrutement raté représente un coût pour l’entreprise allant de 30 à 40 % du salaire annuel du poste en question, selon la revue talent management & RH. Côté offboarding, 70 % des entreprises n’ont pas pensé leurs processus liés aux départs des collaborateurs, faute de temps ou de budget. Ce chiffre montre un manque d’attention des employeurs pour cette phase pourtant essentielle du parcours collaborateur. Comme vous l’avez compris, l’onboarding et l’offboarding sont importants pour garantir une bonne intégration et rétention de vos collaborateurs. Découvrez comment réussir vos processus d’onboarding et d’offboarding à travers cet article.


Réussir son processus d’onboarding

Quels sont les enjeux de l’onboarding ?

Tout d’abord, l’onboarding désigne le parcours d’intégration des nouveaux collaborateurs au sein de votre entreprise. Il se résume comme un ensemble de pratiques qui améliore la qualité de l’accueil et l’intégration.  

L’onboarding est un véritable moyen de socialisation, favorisant l'imprégnation à la culture de votre entreprise. 
 

Donner un sentiment de sécurité 

L’onboarding sécurise l’embauche. Grâce à ce processus, le service RH planifie l’arrivée du collaborateur. L’ensemble des éléments administratifs et opérationnels sont prêts dès le début du contrat. Avec un processus d’onboarding bien pensé, vous anticipez la commande de matériel, l’accès aux logiciels utilisés au sein de l’entreprise pour assurer la bonne prise de poste de votre collaborateur.  
 

Diffuser une vision positive de votre marque employeur  

La marque employeur a une forte valeur ajoutée lors de vos recrutements et tout au long de la vie du salarié. L’onboarding diffuse une image positive de l’entreprise. Vous êtes donc moins exposé au turn-over de vos collaborateurs. Ces derniers n'auront pas envie de diffuser une image négative, ce qui ne ternira pas votre marque employeur.  

L’onboarding partage les valeurs de l’entreprise et permet de fidéliser le collaborateur à travers l’image d’une entreprise valorisant l’expérience collaborateur. Cela favorise leurs intégrations tout en développant un sentiment d’appartenance envers votre entreprise. 
 

Favoriser la productivité et l’investissement 

Grâce au processus d’onboarding, votre collaborateur se retrouve dans de bonnes conditions dès leur arrivée. Il développe sa concentration sur ses missions essentielles et évite les pertes de temps. Il augmente son engagement et continue à s’investir pour assurer sa réussite et donc, favorisera, in fine, sa productivité. 
 

Comment mettre en place un processus d'onboarding ? 

Tout d’abord, le processus d’onboarding permet d’inviter votre nouveau collaborateur à compléter ses informations professionnelles et personnelles pour simplifier la récolte des données administratives. Mettre en place un processus d’onboarding permet de s’assurer que le collaborateur ait bien l'ensemble du matériel dont il a besoin pour sa prise de poste. 

Le processus d’onboarding familiarise le nouveau collaborateur avec la culture et les valeurs de votre entreprise dès son arrivée. Cette familiarisation est essentielle lors de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Vous pouvez, par exemple, inviter votre collaborateur à visionner des vidéos ou modules de formation liés à votre entreprise. De plus, vous pouvez diminuer le sentiment d’angoisse à l’arrivée du collaborateur dans un nouvel environnement grâce au processus d’onboarding en lui préparant un planning avec ses missions, horaires et jours de travail.  

Ensuite, dans le cadre de l’onboarding, nommer un mentor facilite l’intégration du collaborateur à travers un accompagnement sur ses premiers jours. L’onboarding, c’est également organiser une visite de vos locaux pour présenter les collaborateurs. Cette présentation du personnel peut être réalisée de manière informelle autour d’un petit-déjeuner ou déjeuner d’intégration.  

Mais le processus d’onboarding ne s’arrête pas à la journée d’intégration. C’est aussi, mettre en place des rendez-vous réguliers entre votre collaborateur, son manager et le service RH. Ces rendez-vous seront fixés à des moments clés, soit à la fin de sa première semaine, fin du premier mois ou fin de la période d’essai. Ces points réguliers donnent l'occasion d'aborder l’avancement sur les objectifs et de recueillir le ressenti du nouveau collaborateur sur son intégration ou ses relations avec ses collègues. Ce feedback est essentiel pour veiller à la réussite de votre processus d’onboarding et conclut le parcours d’intégration du collaborateur au sein de votre entreprise. 

Enfin, il est important que vous apportiez une conclusion à votre processus d'onboarding. Elle peut se faire à travers un rapport d’étonnement, de ressenti qu’il soit positif ou négatif. Ce retour d’expérience va améliorer et peaufiner votre procédure d'onboarding. Le rapport peut être complété par l’ensemble des collaborateurs qui ont suivi et tisser du lien avec la recrue.  
 

Réussir son processus d’offboarding 

Quels sont les enjeux de l’offboarding ? 

L’offboarding se traduit par la gestion du départ d’un collaborateur de l’entreprise. Ce processus RH regroupe toutes les procédures et tous les services sollicités pour gérer et faciliter le départ d’un collaborateur. 
 

Renforcer votre marque employeur 

Les salariés parlent entre eux, ce qui entraîne du bouche-à-oreille. À chaque départ d’un salarié, votre réputation se diffuse au-delà de la sphère professionnelle. Votre ancien salarié diffuse une belle image ou une mauvaise image de votre société selon son ressenti, suite à son départ. Mettre en place un processus d’offboarding permet de laisser une bonne impression au collaborateur sortant. Il diffusera une image positive de l’entreprise et cela augmentera l'intérêt de nouveaux talents à postuler dans votre entreprise. 
 

Favoriser le recrutement boomerang 

Le recrutement boomerang consiste à réembaucher un salarié qui a déjà été votre collaborateur par le passé. Celui-ci, lorsqu'il a quitté votre entreprise, a gardé une bonne image de l’entreprise grâce à l’offboarding. Aujourd'hui, à la recherche d’un emploi, il n’hésite pas à revenir vers vous. L’avantage de ce recrutement, c’est que votre salarié connaît votre société. Pour lui les valeurs, les missions et le savoir-faire demandés ne sont pas inconnus. Vous gagnez du temps et de l’argent car il n’y a plus besoin d’intégration ou de formation ou très peu. 

 

Permettre la transmission de savoir 

Lors de la préparation de son départ et afin de trouver la perle rare, le salarié sortant peut parler de son poste autour de lui pour inciter les collaborateurs internes ou des personnes externes à postuler. 

Ensuite, l’ancien et le nouveau collaborateur doivent idéalement échanger sur le poste, ses enjeux, les missions passées et à venir, les logiciels utilisés ainsi que sur les contacts internes à contacter dans le cadre des missions. 

Le processus d’offboarding donne au salarié sortant le temps de transmettre correctement son expérience et ses savoirs à son remplaçant. Ainsi, aucune perte de connaissance ou de productivité est ressentie au sein de votre entreprise. 

 
Comment mettre en place un processus d'offboarding ? 

Il est important de réaliser une feuille de route générale en notifiant les cas particuliers. Elle permet de récupérer les informations avec les échéances à respecter et de centraliser toutes les grandes étapes du processus d’offboarding. L’offboarding vous donne l’opportunité d’étudier les enjeux du départ d’un collaborateur que ce soit en matière de transfert de compétences, liés à la récupération de matériel ou à la clôture de compte administratif.  

Ensuite, l’offboarding c’est établir un rétroplanning pour n’oublier aucune des étapes précédemment définies. Accompagné d’un logiciel SIRH, vous automatisez des rappels constants sur les tâches d’offboarding à effectuer par le salarié et les personnes concernées par ce processus. 

De plus, la communication autour de l’annonce du départ de votre salarié doit être claire et transparente. L’offboarding est encore plus important si le collaborateur sortant avait un poste à haute responsabilité. Son départ doit être organisé et accompagné à chaque étape de sa réalisation. Cette anticipation évite la perte du savoir-faire et des compétences spécifiques à son poste. 

Réaliser un feedback après le processus d’offboarding est nécessaire pour récolter les impressions et ressentis de tous vos collaborateurs. Grâce à l’offboarding, vous savez pourquoi votre collaborateur part et la perception qu’il a de votre entreprise à son départ. En recueillant tous ces retours, votre entreprise améliore sa stratégie interne et met en évidence ces axes d’améliorations.  

Enfin, un salarié qui quitte votre société n’est pas sans revenir. Le processus d’offboarding c'est également garder contact avec le collaborateur sortant pour lui donner la possibilité de revenir. Même s'il ne travaille plus pour vous, il garde son statut d'ambassadeur de votre marque employeur en parlant de vous à son entourage.  
 

Pourquoi utiliser un logiciel SIRH pour gérer votre onboarding et offboarding ? 

Les processus d’onboarding et d’offboarding sont essentiels à votre entreprise. Ces deux processus sont longs à mettre en place et demandent de l’organisation pour qu’ils soient réussis.  

Pour vous donner toutes vos chances, Silae vous accompagne chaque jour dans l’automatisation de vos processus RH et notamment, avec la solution Silae RH Pro qui propose un module onboarding/offboarding pour vous rendre ces méthodes accessibles.  

Ce module vous accompagne pour ne pas oublier une étape ou un élément capital à votre processus. Il facilite votre gestion en rendant les étapes des processus d’onboarding et d’offboarding plus fluides, plus efficaces et plus sécurisées. Il vous aide à organiser et piloter tous vos recrutements, intégrations et sorties de vos collaborateurs. En adoptant Silae RH Pro, vous avez plus de temps pour vous consacrer à l’humain et vous recentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée. 
 

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