Le Offboarding – souvent négligé et pourtant indispensable

Qu’est-ce que l’offboarding ?

Traduit mot à mot, le terme offboarding signifie « Débarquement ». Dans les faits, il s’agit de la gestion du départ d’un collaborateur. Il existe plusieurs cas qui expliquent le départ d’un employé :

Le départ volontaire : Démission ou départ à la retraite

Le départ subit : Le licenciement voire même le décès du salarié.

Un mix des deux : La rupture conventionnelle

Pourquoi le offboarding est-il si souvent négligé ?

En France, la première raison pour négliger le offboarding est que le départ d’un salarié est encore et toujours perçu comme un affront à l’entreprise. Peu importe que les relations entre le salarié en question et l’entreprise soient bonnes ou qu’elles se soient dégradées, peu importe que le travail fourni par le collaborateur soit plus ou moins satisfaisant et peu importe que cela ait un impact négatif sur l’ensemble de ses collègues. Le départ est considéré comme une trahison envers son employeur et cristallise souvent des tensions.

L’autre raison pour laquelle le offboarding est négligé est l’impression de perdre de l’argent et du temps : Prendre le temps d’accompagner un collaborateur sortant dans sa démarche, récolter ses impressions et son ressenti serait gaspiller de précieuses ressources de temps et d’argent qui ne seraient pas consacrées à des salariés qui eux veulent s’investir et rester dans l’entreprise.

Les 3 étapes pour réussir l’offboarding d’un collaborateur

Mettre en place une bonne organisation :

Quelle que soit la raison du départ du salarié, l’employeur doit clôturer les comptes administratifs et financiers du collaborateur et doit lui remettre trois documents au moment de son départ : un certificat de travail ; un reçu pour solde de tout compte ; et l’attestation Pôle Emploi.

En tant qu’employeur vous devez également signaler le maintien des garanties de mutuelle dans le certificat de travail et informer l'organisme assureur de la cessation de votre contrat de travail. Il s’agit de la portabilité du contrat de mutuelle.

Vient ensuite la récupération du matériel : Le collaborateur sortant doit vous ramener son ordinateur portable, tablette, clés d’accès et carte bancaire de l’entreprise etc…

Et enfin vous devez informer le salarié de la gestion de ses données personnelles après son départ, du traitement qui en sera fait et de la durée de conservation de ses données.

Et côté entreprise, il faut s’assurer que les accès de l’employé aux données sensibles soient bien désactivés.

Privilégier l’aspect humain :

Il est ensuite important de conserver un bon relationnel avec le collaborateur sortant. Ce dernier doit continuer à être invité aux réunions, aux déjeuners d’équipe. Il ne doit pas se sentir exclu.

Sans un processus d'offboarding formel, vous pouvez être sûr qu'une large part des connaissances acquises par vos employés en partance, partira avec eux. Dans la procédure d’offboarding, il faut donc laisser du temps au transfert de compétences.

Communiquer :

Et enfin le dernier point important dans la réussite d’un offboarding est la communication :

Tout d’abord avec le collaborateur sortant. S’il perçoit son départ de manière positive l'employé sera plus en confiance pour aborder sa prochaine fonction et par la même occasion, vous lui ferez savoir combien vous avez apprécié sa contribution au sein de votre société.

Ensuite communiquer avec les autres collaborateurs : Un départ fait partie de la vie de l’entreprise, il ne faut surtout pas essayer de le cacher. Au contraire, la transparence aura un effet bien plus positif.

Et enfin il faut communiquer avec les clients et les fournisseurs. Soit par le biais du remplaçant soit par le biais du manager. Rien de pire pour un client que d’apprendre que son contact a quitté l’entreprise sans en avoir été informé.

Quels sont les impacts d’un offboarding réussi ?

Le premier impact est l’avantage que ce offboarding aura sur la marque employeur.

Mettre en place un processus d’offboarding au sein de son entreprise laissera à votre collaborateur une excellente impression de son expérience.

De ce fait, même s’il la quitte, il n’hésitera pas à dire tout le bien qu’il pense d’elle et continuera malgré tout à être un ambassadeur de l’entreprise, incitant par exemple alors de nouveaux talents à rejoindre ses rangs.

Le deuxième impact est de pouvoir récupérer un feedback précieux : Pour cela, vous pouvez instaurer un rendez-vous débrief pour comprendre les raisons du départ (Rémunération trop faible, l’ambiance de travail, une opportunité ailleurs…). Il est important pour les RH et pour les managers de connaitre, de comprendre et d’intégrer ces remarques. Cela vous permettra de connaitre les axes d’amélioration et donc la stratégie à mettre en place.

Le troisième impact peu connu parfois mal vu est le recrutement boomerang.

Ce type de recrutement consiste à réembaucher un salarié ayant déjà été employé par l’entreprise. Ce recrutement à un avantage certain pour l’entreprise puisqu’il est moins coûteux en temps, en formation et en intégration.