“Négocier son contrat ATS ne se résume pas à obtenir une remise” : les conseils de notre expert HR Tech

Quand une entreprise reçoit une proposition commerciale pour un ATS, quelle est sa véritable marge de négociation ?

Daniel : La première chose à comprendre, c'est que tous les ATS ne fonctionnent pas avec le même modèle économique. Et forcément, les marges de négociation varient selon les éditeurs.

Pour les cabinets de recrutement et les entreprises de travail temporaire, on retrouve principalement une tarification par licence utilisateur, avec souvent une dimension CRM intégrée. Plus le nombre de licences est important, plus il est possible d'obtenir des tarifs dégressifs.

Pour les autres entreprises, c'est différent. Certains éditeurs facturent en fonction du nombre de salariés, d'autres selon le nombre d'utilisateurs, parfois en distinguant recruteurs, administrateurs et managers. Il existe aussi des modèles fondés sur le volume d'annonces publiées, et plus rarement sur le nombre de candidatures reçues.

Ce dernier modèle me paraît d'ailleurs de moins en moins pertinent. Avec l'IA, les candidats peuvent postuler beaucoup plus facilement et en plus grand nombre. Pour une entreprise, prévoir précisément le volume de CV qu'elle recevra devient compliqué. Et personne n'aime découvrir des coûts supplémentaires en fin d'année.

Donc, avant même de parler de remise, il faut comprendre comment le prix est construit et comment il risque d'évoluer avec l'activité de l'entreprise.

Avant de négocier un nouvel ATS, quelle est la première chose à vérifier ?

Daniel : La date de fin de son contrat actuel ! Ça paraît évident, mais c'est une question que beaucoup d'entreprises oublient de se poser.

La plupart des contrats prévoient des mécanismes de tacite reconduction, avec des durées d'engagement qui peuvent aller jusqu'à plusieurs années.

Résultat : certaines entreprises commencent à chercher un nouvel ATS avant de réaliser qu'elles sont encore engagées pendant un an, voire davantage.

Mon premier conseil, c'est donc de vérifier sa date d'échéance, son préavis et les modalités de résiliation. Et si l'objectif est de changer d'outil, il faut anticiper les démarches pour éviter un renouvellement automatique.

Ensuite, il faut prévoir suffisamment de temps pour la transition. Changer d'ATS en trois mois, c'est parfois possible. Mais six mois, c'est déjà beaucoup plus confortable. Et pour les grandes organisations, on peut facilement avoir besoin d'un an.

Cette anticipation constitue aussi un levier de négociation. Certains éditeurs peuvent proposer quelques mois gratuits pour aligner le démarrage du nouveau contrat avec la fin de l'ancien.

Est-ce que la durée d'engagement est aussi un véritable levier de négociation ?

Daniel : Oui, et c'est même l'un des principaux. Je recommande systématiquement de demander trois propositions commerciales : sur un an, deux ans et trois ans.

Pourquoi ? Parce que les conditions tarifaires peuvent être très différentes. Un éditeur aura naturellement tendance à proposer un prix plus attractif sur trois ans. Il pourra parfois intégrer des avantages supplémentaires, comme la gratuité de certains frais d'implémentation.

Mais attention : ce n'est pas parce qu'un contrat de trois ans est moins cher qu'il faut le signer. Personnellement, je déconseille les engagements trop longs. Quand je vois des contrats ATS sur quatre ans, je trouve ça difficile à justifier au regard de la vitesse à laquelle évolue la HR Tech.

En deux ans, de nouvelles fonctionnalités peuvent apparaître, de nouveaux acteurs émerger et les besoins de l'entreprise changer considérablement.

L'idée, c'est donc de se servir des différentes propositions pour négocier. Pourquoi ne pas essayer d'obtenir un tarif proche de celui proposé sur trois ans, mais avec un engagement de deux ans ? Il faut trouver le bon équilibre entre optimisation tarifaire et liberté de faire évoluer son environnement technologique.

Au-delà du prix et de la durée d'engagement, quelles clauses faut-il absolument négocier ?

Daniel : Il y en a une qui est particulièrement importante : l'augmentation tarifaire au renouvellement. Vous pouvez très bien obtenir un excellent tarif la première année, mais si rien n'encadre les augmentations futures, votre avantage peut rapidement disparaître.

Je conseille donc de négocier un plafond d'augmentation annuel ou au renouvellement. On peut, par exemple, chercher à limiter cette hausse à 5 % maximum et à faire inscrire cette disposition dans le contrat.

Autre sujet essentiel : la flexibilité du nombre de licences. Une entreprise peut recruter massivement, racheter une autre structure ou, au contraire, réduire ses effectifs. Il faut donc anticiper les conditions d'ajout et de suppression d'utilisateurs.

Est-ce qu'on peut réduire le nombre de licences en cours de contrat ? À quelle échéance ? Comment sont calculés les nouveaux tarifs ? Ce sont des questions à poser dès le départ, même si elles ne correspondent pas à un besoin immédiat.

Un bon contrat ATS doit accompagner l'évolution de l'entreprise, pas devenir une contrainte supplémentaire.

Quels sont les coûts cachés auxquels les entreprises ne pensent pas toujours ?

Daniel : Je parlerais plutôt de coûts complémentaires qui ne sont pas toujours suffisamment anticipés. Le premier poste, c'est l'implémentation : le paramétrage de l'outil, la migration des données depuis l'ancien ATS, la formation des équipes, la création des environnements utilisateurs…

Ces prestations peuvent représenter un budget significatif. Certains éditeurs les incluent, d'autres les facturent séparément. Et dans les grandes organisations, l'implémentation peut même être confiée à un intégrateur externe.

Ensuite, il y a toutes les intégrations avec l'écosystème existant : SIRH, outils de multidiffusion, solutions de prise de notes, outils d'IA… Une intégration supplémentaire peut nécessiter du développement et générer des frais. Il faut donc identifier ce qui est inclus dans le contrat et ce qui ne l'est pas.

Je conseille aussi de regarder attentivement les conditions de support. Est-ce que l'assistance se fait uniquement par tickets ? Quels sont les délais de réponse prévus dans les engagements de service, les fameux SLA ? Est-ce que certaines demandes spécifiques sont facturées ?

Et surtout, il ne faut pas hésiter à poser directement la question à l'éditeur : ”Quels sont tous les coûts supplémentaires auxquels je pourrais être confronté pendant la durée du contrat ?”

C'est une question simple, mais elle permet souvent d'aller beaucoup plus loin dans la discussion.

Comment savoir si une offre commerciale est réellement intéressante ? Faut-il systématiquement mettre plusieurs éditeurs en concurrence ?

Daniel : Oui, je pense que c'est indispensable. Même lorsque vous avez déjà une préférence pour une solution.

D'abord, parce que les démonstrations permettent de comparer les interfaces, les fonctionnalités et les approches des éditeurs. Ensuite, parce qu'elles donnent une meilleure visibilité sur les pratiques tarifaires du marché.

Quand vous disposez de plusieurs propositions, vous êtes beaucoup mieux armé pour négocier. Vous savez ce qui est proposé ailleurs, à quel prix et avec quel niveau de service.

Mais je veux insister sur un point : la remise ne doit jamais devenir le premier critère de choix.

J'ai déjà vu des éditeurs proposer des réductions extrêmement importantes pour remporter un contrat. C'est tentant, évidemment. Mais ce n'est pas forcément bon signe.

L'objectif n'est donc pas d'écraser le prix à tout prix. C'est d'obtenir des conditions justes pour une solution réellement adaptée.

Une démonstration convaincante suffit-elle à valider son choix d'ATS ?

Daniel : Non, clairement pas. Et c'est une erreur que je vois régulièrement. Une démonstration commerciale, c'est un environnement maîtrisé, des fonctionnalités mises en valeur et un parcours généralement très fluide.

Mais ce qui compte, c'est ce qui se passe une fois que l'outil est utilisé au quotidien. Je recommande donc de demander une période de test, par exemple quinze jours, lorsque c'est possible.

C'est particulièrement important pour mesurer l'ergonomie de l'outil, la simplicité des processus et la pertinence des fonctionnalités. Il faut aussi faire des prises de références auprès d'entreprises déjà équipées. Et contrairement à ce qu'on pourrait penser, je ne les interrogerais pas uniquement sur leur satisfaction vis-à-vis du produit.

Je leur poserais surtout des questions sur le déploiement : combien de temps a duré l'implémentation ? La formation s'est-elle bien passée ? Le support est-il réactif ? Ont-elles rencontré des frais imprévus ? Ces retours sont extrêmement précieux.

Avec toutes les promesses autour de l'intelligence artificielle, comment distinguer les innovations utiles des arguments marketing ?

Daniel : C'est un sujet majeur, parce qu'il existe parfois un vrai décalage entre la vitesse d'innovation des éditeurs et la maturité technologique des entreprises.

Aujourd'hui, certains ATS proposent des fonctionnalités d'IA très intéressantes. Sur le papier, c'est formidable : gain de temps, meilleure exploitation des candidatures existantes, économies sur le sourcing…

Mais il faut poser une question essentielle : comment vérifie-t-on que l'IA fait correctement ce qu'elle est censée faire ? Il faut donc tester les fonctionnalités, comprendre leur fonctionnement et ne pas simplement se fier à la promesse commerciale.

Et j'ajouterais quelque chose : un ATS, même très innovant, ne résoudra pas tous les problèmes de recrutement.

Il ne suffit pas de changer d'outil pour recevoir davantage de candidatures qualifiées. Il faut aussi travailler ses processus, son expérience candidat, ses canaux de diffusion, son attractivité… La technologie doit répondre à un besoin métier identifié. Ce n'est pas une fin en soi.

Finalement, pourquoi se faire accompagner par un expert HR Tech pour choisir et négocier son ATS ?

Daniel : Parce qu'il existe énormément de solutions sur le marché et qu'il est pratiquement impossible, pour une équipe RH, de connaître toutes les offres, leurs évolutions et leurs spécificités.

Les éditeurs innovent en permanence. Certains sont spécialisés sur des secteurs d'activité, d'autres sur des typologies d'entreprises ou des besoins fonctionnels particuliers. Chez Ideuzo, notre première valeur ajoutée, c'est cette connaissance de l'écosystème.

J'aime bien comparer notre méthode au jeu « Qui est-ce ? ». On commence avec un grand nombre de solutions potentielles, puis on pose les bonnes questions pour éliminer progressivement celles qui ne correspondent pas aux besoins.

Quel est votre secteur d'activité ? Combien de personnes vont utiliser l'outil ? Quelles sont vos contraintes techniques ? Quels logiciels doivent être connectés ? Quelles fonctionnalités sont réellement indispensables ? À la fin, l'objectif est d'arriver à une shortlist de trois ou quatre ATS pertinents, plutôt que de multiplier les démonstrations inutiles.

Ensuite, on accompagne les entreprises dans la comparaison des solutions, l'analyse des propositions commerciales et la négociation. Mais notre rôle va plus loin.

On les aide aussi à prendre du recul sur leurs besoins et à identifier des questions qu'elles ne se seraient pas forcément posées seules. C'est particulièrement important dans des projets qui impliquent plusieurs équipes, plusieurs métiers et des attentes parfois différentes.

Et parfois, notre recommandation est tout simplement de ne pas changer d'ATS. Si l'outil actuel fonctionne correctement, il peut être plus pertinent de le compléter avec des solutions spécifiques, notamment des briques d'IA ou de nouvelles intégrations, plutôt que de lancer immédiatement une migration complète.

Notre objectif, ce n'est pas de faire changer les entreprises d'ATS. C'est de les aider à faire le bon choix technologique, au bon moment, avec les bonnes conditions contractuelles.