Conformité, traçabilité, audit : maîtrisez vos obligations RH avec sérénité

1.   Le contexte réglementaire des RH : un véritable défi pour les entreprises

Les obligations RH se multiplient et exigent une gestion rigoureuse, structurée et conforme. Entre suivi des compétences, sécurité, dialogue social et égalité, les services RH doivent jongler avec de nombreux volets :

·      Égalité professionnelle H/F – garantir l’équité et la transparence dans les parcours et rémunérations

·      Entretiens professionnels et bilans à 6 ans – assurer le suivi du développement et de l’employabilité

·      Entretiens de reprise après longue absence – accompagner la réintégration et prévenir les risques

·      Passeport formation – tracer et valoriser les parcours de montée en compétence

·      Prévention des risques professionnels – protéger la santé et la sécurité des collaborateurs

·      Maintien de l’employabilité – anticiper les évolutions métiers et renforcer la formation continue`

·      Les habilitations et leur recyclage – garantir la conformité et la sécurité sur le terrain

·      Information et consultation du CSE – favoriser un dialogue social transparent et constructif

·      BDESE – centraliser les données sociales et économiques pour piloter la stratégie RH

·      Non-discrimination – promouvoir l’équité dans le recrutement et la gestion des carrières

·      Normes ISO et garantie de la compétence – s’assurer d’un haut niveau de qualité et de conformité RH

2.   De la conformité subie à la performance pilotée

Conçu pour aller bien au-delà du simple respect des obligations, le SIRH HRMAPS ne se contente pas de cocher des cases. Il permet aux directions RH de passer d’une logique de contrôle à une logique d’accompagnement. HRMAPS permet de transformer la conformité en un levier de pilotage stratégique.
Grâce à sa largeur et prodondeur fonctionnelle, le SIRH HRMAPS offre aux responsables RH tous les moyens de maîtriser leur conformité et d’en tirer de la valeur. La solution confère aux RH une maîtrise totale de leurs pratiques.

·      Sécurité et anticipation : fini le stress des audits. Vous recevez des alertes automatiques avant toute échéance réglementaire (bilan à 6 ans, fin de validité d'une habilitation, formation obligatoire à renouveler)

·      Pilotage en temps réel : suivez instantanément la réalisation des entretiens professionnels, des formations et des recyclages

·      Identification ciblée : identifiez en un clic les collaborateurs sans formation récente ou avec une qualification expirée, pour une gestion des risques optimale

·      Développement stratégique : exploitez les données issues des entretiens pour piloter de manière proactive les souhaits de mobilité et le plan de développement des compétences

Le résultat ? Plus de sérénité pour les RH, moins de risques lors des audits, et un pilotage intelligent de la conformité qui devient source de valeur ajoutée pour l'entreprise.

3.   Des cas d’usage concrets : comment HRMAPS simplifie votre quotidien

3.1.       Entretiens professionnels

Les risques :

·      Ne pas mettre en œuvre cette démarche récurrente

·      Ne pas pouvoir démontrer son bon fonctionnement en cas de litiges

·      Rater les échéances de renouvellement (à date anniversaire ou en reprise après longue absence)

·      L’imposer à tous par obligation sans en tirer le moindre intérêt

·      Abonder sur le CPF en cas de contrôle

Parmi les fonctionnalités HRMAPS :

·      Génération d’alertes sur la réalisation des EP (à partir de la date d’embauche, à date anniversaire)

·      Suivi en temps réel de la réalisation des entretiens dans une campagne

·      Stockage des entretiens en PDF (consultables à tout moment)

·      Suivi des entretiens refusés par les collaborateurs (avec raison de fermeture)

·      Remontées automatiques d’informations pertinentes (souhaits de mobilité, souhaits de formation, …)

·      Signature électronique possible

Concrètement chez nos clients :

Entreprise de la plasturgie de 250 personnes : après mise en place de HRMAPS, le taux de réalisation des EP est passé de 60 % à 90 % avec un suivi constant des campagnes, la possibilité d’éditer en instantané tous les entretiens sur demande, sans aucun « raté ».

3.2.       Bilans à 6 ans

Les risques :

·      Rater les échéances de la réalisation de l’entretien

·      Avoir un processus chronophage pour tous (ex : la recherche des formations suivies, évolution professionnelle, …)

·      De découvrir les dégâts lors du bilan à 6 ans sans anticipation

·      L’imposer à tous par obligation sans en tirer le moindre intérêt

·      Abonder sur le CPF en cas de contrôle

Parmi les fonctionnalités HRMAPS :

·      Liste pré-établie des salariés sans formation avant la réalisation des bilans à 6 ans

·      Remontée automatique dans l’entretien des informations essentielles (formations suivies depuis 6 ans, évolution professionnelle, …) sans action de l’utilisateur

·      Possibilité de construire vos trames de bilans sur-mesure

·      Pour la gestion des campagnes (alertes, organisation et suivi des campagnes, extraction, …) mêmes avantages que pour l’EP

Concrètement chez nos clients :

Pour beaucoup de nos clients, c’est la mise en œuvre du SIRH qui a permis le vrai déploiement des campagnes de bilans à 6 ans.

3.3.       Les habilitations / certifications obligatoires et leur suivi

Les risques 

·      Intégrer un salarié dans un poste nécessitant une habilitation en oubliant de la mettre en œuvre

·      Oublier les recyclages

·      En cas de contrôle (voire d’accident) ne pas pouvoir prouver la bonne gestion des certifications, habilitations, attestations règlementaires

Parmi les fonctionnalités HRMAPS :

·      Liste des qualifications manquantes sur les postes

·      Durée de validité totalement paramétrable pour chaque qualification

·      Association des qualifications avec les modules de formation spécifiques (initial et recyclage)

·      Génération d’alertes sur les recyclages

·      Tableau de suivi en temps réel des qualifications possédées

·      Anticipation des PDC à venir avec les dates projetées de recyclage

Concrètement chez nos clients :

Fondation dans le secteur médico-social de 1000 salariés (en multisite) : gère plus de 20 qualifications différentes concernant 25 % de son effectif (SST, incendie, habilitation électrique, …). Cela représente environ 300 qualifications à suivre, avec un taux de recyclage annuel de 15 à 20 %. La RH consomme uniquement 3 h par an avec HRMAPS pour gérer les nouvelles qualifications et recyclage.

4.4 Les évaluations à chaud et à froid des formations

Les risques 

·      Dans le cadre d’un audit ISO, avoir une non-conformité sur l’une des rubriques RH

·      Ne pas bénéficier de retours sur la qualité des formations suivies (au regard du coût de la formation)

·      Ne pas avoir un suivi de la qualité très professionnel des formations internes

Parmi les fonctionnalités HRMAPS :

·      Création des questionnaires d’évaluation comme vous le souhaitez

·      Association aux modules de formations et aux sessions suivies

·      Envoi automatique aux participants

·      Extraction des réponses via excel pour que vous puissiez traiter les réponses comme vous souhaitez

·      Visualisation des retours pour l’auditeur

Concrètement chez nos clients :

·      Entreprise du secteur de la fonderie de 280 personnes : après mise en place de HRMAPS, automatisation des envois des évaluations à chaud et à froid auprès des collaborateurs et managers, avec suivi des taux de retours et traitement spécifique des réponses après extraction.

·      Disparition de la non-conformité dans le cadre de l’audit de renouvellement ISO.

4.   Faites de la conformité un avantage stratégique

Dans un contexte où les audits se multiplient et où les attentes des collaborateurs en matière de développement professionnel sont plus fortes que jamais, la conformité ne doit plus être perçue comme une contrainte, mais comme une opportunité.

HRMAPS vous aide à concilier rigueur réglementaire et performance humaine. Gagnez en sérénité, en crédibilité et en efficacité. Les audits deviennent simples, les indicateurs précis et la fonction RH retrouve son cœur de mission : le développement des talents et l’évolution des organisations.

HRMAPS, bien plus qu’un SIRH, c’est votre partenaire pour faire de la conformité un avantage compétitif durable.

·      Accès à toutes les données centralisées (liste des qualifications, liste des formations, …)

·      Identification rapide des personnes sans formation, avec une qualification obsolète, avec un entretien professionnel et/ou un bilan à 6 ans à réaliser

·      Alertes (automatiques) multiples pour plusieurs acteurs (RH, mais aussi pour manager, pour les responsables sécurité, qualité, …)

·      Paramétrages sur mesure selon vos obligations (loi, convention, accord d’entreprise, ...)

·      Suivi simplifié de la réalisation des campagnes (entretiens, évaluations à chaud et à froid, …) par les RH

·      Exploitation facilitée des données principales émanant des entretiens (souhaits de formation, souhaits de mobilité, …)

·      …

5.   Pourquoi choisir HRMAPS ?

Parce qu’un bon SIRH, c’est avant tout un outil qui s’adapte à votre organisation.

HRMAPS se distingue par :

·      Une solution modulaire, évolutive et conforme, adaptée aux PME comme aux grands groupes.

·      Des modules activables à la carte selon vos besoins réels.

·      Une centralisation et une sécurisation totale des données RH.

·      Un reporting visuel, clair et immédiatement exploitable.

·      Un déploiement rapide et accompagnement expert tout au long du projet.

Avec HRMAPS, la conformité ne se subit plus : elle devient un atout concurrentiel et un levier d’engagement pour l’ensemble de vos collaborateurs.

Prêt à transformer vos obligations en opportunités ?