22 juin 2023

Les moments clés en entreprise : guide des bonnes pratiques

LUMAPPS Stand: E22
Les moments clés en entreprise : guide des bonnes pratiques
“Le point commun de tous ces moments est qu’ils ont un impact considérable sur le collaborateur, positif ou négatif, selon la prise en charge de l’entreprise”, analyse Arnaud Weiss, Chief of Staff chez LumApps.

A travers cet article, nous vous proposons d’explorer ces moments clés pour leur apporter toute l’attention qu’ils méritent. Autant de temps forts qui représentent une opportunité réelle pour les employeurs de faire la différence, d’incarner leurs valeurs en actions, de soigner la qualité de la relation. 

Alors, quels sont ces moments clés ? Comment les identifier ? Pourquoi sont-ils importants ? Quelles erreurs sont les plus communément commises ? À l’inverse, de quelles bonnes pratiques s’inspirer ? Voici le riche programme que nous vous proposons. C’est parti pour l’exploration du cycle de vie complet du (futur ex) employé !
 

1. Le recrutement

Pourquoi c’est un moment clé : 

L’étape du recrutement démarre dès la première prise de contact entre le potentiel candidat et l’équipe Talent acquisition. Il peut s’agir d’un simple message sur LinkedIn, d’une rencontre sur un forum, d’un premier appel après une candidature etc. Et pour Romain Echallier, HR Business Partner chez LumApps, il s’agit déjà d’un moment clé : “ c’est l’occasion de faire une première bonne impression et donner envie au talent d’aller plus loin”. C’est la première étape de l’expérience collaborateur, et elle restera gravée dans sa mémoire. “C’est déjà une manière de montrer quelles sont les valeurs centrales de l’entreprise”, affirme de son côté Sophie Lattier, DRH à temps partagé. D’ailleurs, même si le recrutement ne va pas jusqu’au bout, un candidat qui a apprécié le temps passé avec l’entreprise la recommandera d’autant plus chaudement à son entourage. 

Quelles erreurs éviter ?

  • Jouer le jeu de la surenchère avec des process en 8 ou 9 étapes, pour finalement refuser un candidat, ce qui lui laisse un goût amer. “Il est important de ne pas multiplier les entretiens, et que chaque étape du recrutement permette d’évaluer des compétences différentes pour que cela ne soit pas usant pour le candidat”, analyse Romain Echallier. 
  • Oublier que l’étape du recrutement va conditionner la réussite de l’intégration du candidat.
  • Ne pas fournir un niveau d’information suffisant au candidat sur les différentes étapes du recrutement, le périmètre du poste, la rémunération, les responsabilités…

Les bonnes pratiques : 

  • Établir un process court en 5 étapes maximum.
  • Accélérer le temps entre chaque étape pour que le process puisse être bouclé en deux semaines.
  • Dédier une personne ressource durant la phase de recrutement qui centralisera les demandes du candidats, répondra à toutes ses questions, et agira comme un “coach” en expliquant les enjeux de chaque étape.
  • Impliquer les équipes terrain comme les managers, collègues, en plus des équipes dédiées au recrutement. “Par exemple, c’est très intéressant d’associer des collaborateurs qui ne seront pas nécessairement dans l’équipe du candidat, et de leur faire mener l’entretien de culture fit”, recommande Romain Echallier. 
  • S’assurer que le discours de toutes les parties prenantes soit aligné via des échanges transparents et honnêtes.
     

2. Le préboarding

Pourquoi c’est un moment clé : 

Le préboarding est l’étape qui court entre la signature de la promesse d’embauche, et le premier jour du salarié dans l’entreprise. “C’est un moment clé car c’est une période qui peut être angoissante, mais aussi parce qu’il arrive de plus en plus souvent que les recrues ne se présentent pas le premier jour”, observe Arnaud Weiss, Chief of Staff chez LumApps. L’objectif est donc d’éviter le no show puisque tant qu’elle n’a pas démarré, la recrue a un pied en dehors de l’entreprise. “A l’heure où le marché est de plus en plus volatile, il est essentiel de maintenir l’envie et surtout de faciliter l’intégration en partageant des éléments de la culture d’entreprise en amont de l’arrivée”, renchérit Sophie Lattier, DRH à temps partagé. 

Quelles erreurs éviter ?

  • Ne pas accorder suffisamment d’attention à la recrue durant le préboarding, et donc créer de l’insécurité le jour de son arrivée. “Un arrivant a toujours peur d’avoir été oublié”, pointe Arnaud Weiss. De plus, il y a un risque que la recrue se sente submergée par un surplus d’informations le jour de son arrivée.
  • Attendre le premier jour du salarié dans l’entreprise pour lui donner son contrat, alors qu’il aura peut-être des points de désaccords ou incompréhensions.
  • Copier coller le processus de préboarding sur toutes les recrues, sans s’adapter à leurs spécificités et besoins.

Les bonnes pratiques : 

  • Envoyer le contrat le plus tôt possible.
  • Profiter de la phase de préboarding pour proposer de rencontrer les membres de l’équipe et pas seulement le manager, autour par exemple d’un café ou d’un déjeuner selon l’envie et les disponibilités de la recrue. “Lors d’une prise de fonction, il y a certes le job en tant que tel, mais aussi tout l’univers autour qui va générer des attentes et potentiellement des craintes. Cela peut permettre de soulever des inquiétudes au préalable”, souligne Sophie Lattier.
  • Selon la durée entre la signature de la promesse d’embauche et l’arrivée de la recrue, établir un point de contact tous les 15 jours. “Il peut s’agir d’un email, d’un coup de fil, d’un message LinkedIn. Cela témoigne de l’envie de l’entreprise d’accueillir la recrue”, poursuit la DRH.
  • Attribuer un buddy ou un mentor dès la phase de préboarding pour lui permettre d’échanger à sa guise.
  • Diluer l’information pour ne pas submerger la recrue le jour J. “On peut par exemple proposer à la personne de commencer les premières étapes de l’onboarding, si et seulement si, elle est volontaire et que cela la rassure”, poursuit Sophie Lattier.


3. L’onboarding

Pourquoi c’est un moment clé : 

S’il fallait choisir parmi tous les moments clés, l’onboarding pointerait certainement à la première place. “Avec un onboarding réussi, les entreprises peuvent susciter un très fort engagement chez les collaborateurs, mais elles n’en ont pas toujours conscience”, affirme Sean Winter, VP Strategy chez LumApps. L’enjeu ? Que le jeune salarié éprouve un réel alignement entre ce qu’il a ressenti pendant le recrutement, et ses premiers jours dans l’entreprise. “Il doit aussi vite comprendre ce que l’on attend de lui, et pouvoir identifier la mission de chacun des membres de son équipe”, souligne Romain Echallier, HR Business Partner chez LumApps. Dans le même temps, pas question de le faire entrer dans l’opérationnel trop vite ! Le nouvel arrivant doit pouvoir profiter de cette phase d'atterrissage pour prendre ses marques tranquillement, sous peine de ressentir un surplus d’informations et de pression, ce qui créerait du stress et donc un mauvais souvenir de ces premiers jours.

Quelles erreurs éviter ?

  • Ne pas faire d’onboarding !
  • Se focaliser uniquement sur l’administratif le premier jour, et oublier les moments de convivialité.
  • Vouloir trop digitaliser le processus d’onboarding en ne misant que sur du e-learning.
  • Ne pas fournir de fiche de poste claire.
  • Penser que la recrue va rencontrer d’elle-même ses nouveaux collègues.
  • Onboarder la recrue uniquement dans une perspective macro de l’entreprise, ou au contraire n’être focus que sur la team. 

Les bonnes pratiques : 

  • Marquer le coup lors du premier jour de la recrue en organisant un petit déjeuner de bienvenue. “Chez LumApps, nous avons pour habitude d’accrocher des ballons sur le siège du nouvel arrivant, pour marquer sa présence”, raconte Romain Echallier.
  • Débriefer la nouvelle recrue sur les raisons qui ont poussé l’entreprise à la choisir elle plutôt qu’une autre. C’est une bonne façon de la mettre en confiance. 
  • Créer des “promos” d’onboardés permettant de créer des liens entre nouveaux arrivants, et de ce fait avec d’autres membres hors équipe. 
  • Prévoir des sessions de questions-réponses quelques semaines après l’intégration.
  • Permettre à la recrue d’identifier le périmètre d’action des personnes avec qui elle va travailler, et lui montrer qui seront ses interlocuteurs privilégiés.
  • Fixer des objectifs clairs pendant la période d’essai (à 30, 60, 90 jours) afin que la recrue sache précisément sur quoi elle est évaluée. 
  • Prévoir un call le premier mois afin de faire un point spécifique sur les trente premiers jours, et prendre le pouls. Cela permet d’apporter de l’information manquante si nécessaire.


4. L’entretien de fin d’année

Pourquoi c’est un moment clé : 

Même si l’entretien de fin d’année est de plus en plus critiqué, il demeure un moment clé dans la majorité des organisations. “C’est important de faire un bilan de l’année écoulée et de se projeter sur la suivante”, constate Romain Echallier. Bien entendu, les reviews semestrielles ou trimestrielles ne sont pas incompatibles avec l’entretien de fin d’année. Elles sont même recommandées. Mais la fin d’année est la période à laquelle les équipes People et RH peuvent prévoir les budgets à allouer aux augmentations. Il s’agit aussi de parler des besoins en termes de compétences, de formations (pour soi et pour l’équipe), ou encore de mobilité interne. Et bien sûr, de tout autre aspect humain de la collaboration.

Quelles erreurs éviter ?

  • Ne pas suffisamment préparer l’entretien de fin d’année et en faire une “obligation” plutôt qu’un temps d’échange privilégié.
  • Adopter une attitude descendante et ne pas recueillir le feedback du collaborateur.
  • Ne pas accorder suffisamment de temps à ce moment. On ne fait pas un entretien de fin d’année en 30 minutes !
  • Ne pas instaurer de feedbacks tout au long de l’année.

Les bonnes pratiques : 

  • Avoir une trame d’entretien solide, qui sera préalablement renseignée par le manager et le collaborateur (objectifs principaux et secondaires, souhaits pour le futur, axes de développement…)
  • Coconstruire le plan de développement avec le collaborateur.
  • Célébrer les victoires, et parler plutôt d’axes d’amélioration que de lacunes.
  • Instaurer des points “RH” non dédiés à l’opérationnel à d’autres moments de l’année pour parler des sujets qui comptent. Cela évite les surprises et donc du stress inutile à l’heure des entretiens de fin d’année. 

 

5. La mobilité interne ou promotion

Pourquoi c’est un moment clé : 

Avoir une promotion, ou obtenir une mobilité interne, est une étape clé dans la vie d’un salarié. Mais il faut savoir que “le plus important dans une promotion, ce n’est pas le nouveau salaire, ni le nouveau titre”, souligne Sean Winter, VP Strategy chez LumApps. Or, les entreprises ratent souvent la partie la plus “facile” de l’évènement : la célébration ! “Cela est très lié à notre culture dans l’hexagone, où l’on est moins concentrés sur ce qui va bien”, souligne Sophie Adamski, coach en entreprise et consultante RH. Pourtant, pour continuer à avancer tous ensemble, il faut aussi savoir célébrer les victoires, qu’elles soient individuelles ou collectives. Pour la personne promue, cet arrêt sur image lui permet de renforcer son sentiment d’appartenance à l’entreprise. “L’enjeu est aussi de créer une culture d’entreprise qui encourage ses employés à essayer de nouvelles choses et développer d’autres compétences”, ajoute Sean Winter.

Quelles erreurs éviter ?

  • Mettre trop de temps à annoncer la promotion au reste de l’équipe (risques de fuite)
  • Ne pas être en mesure de justifier la promotion via des critères objectifs
  • Ne pas prendre suffisamment de temps pour communiquer sur la promotion et la célébrer

Les bonnes pratiques : 

  • Avant de statuer sur la promotion, s’assurer que la personne concernée a réellement envie de ce poste. “On a tendance à vouloir faire des bons techniciens des managers, sans leur demander leur avis”, lance Sophie Adamski. C’est le béaba !
  • Si deux personnes étaient en concurrence pour le poste, commencer par prendre en 1-1 le collaborateur qui n’a pas été choisi, et objectiver les critères d’attribution.
  • L’annoncer ensuite à l’heureux élu en “mettant en exergue les qualités identifiées chez lui qui ont présidé au choix”, poursuit la coach. 
  • Avoir un process cadré pour annoncer la promotion au reste de l’équipe et de l’entreprise. Un échéancier peut être utile pour éviter toute fuite inopinée, souvent mal vécue.
  • Encourager les collaborateurs à féliciter la personne qui a reçu la promotion, et la célébrer autour d’un petit événement dans l’entreprise.


6. Le congé maternité, paternité ou parental

Pourquoi c’est un moment clé : 

“Quand on a décidé de devenir parent, la vie professionnelle n’a pas à influencer la vie personnelle”, lance Céline Breger, jeune maman et chargée de recrutement pour Action Logement. Alors, quand un salarié devient parent, l’entreprise n’a d’autre choix que de le prendre en considération dans sa globalité. “C’est un moment où l’entreprise doit vraiment faire preuve d’écoute et montrer la reconnaissance qu’elle a pour son employé”, poursuit-elle. C’est d’autant plus important que les jeunes parents sont soumis à un rythme éreintant, et donc facilement sujets à l’épuisement professionnel. Une population engagée dont il faut prendre soin ! 
 
Quelles erreurs éviter ?

  • Mal accueillir l’annonce en faisant ressentir au collaborateur qu’il s’agit d’un poids pour l’entreprise.
  • Ne pas prendre en considération la parentalité dans la charge de travail du collaborateur dans les jeunes années de l’enfant.
  • Ne pas anticiper les phases d’offboarding et de réonboarding des jeunes parents qui se sont absentés.
  • Faire peser la charge de l’absence sur les autres collaborateurs, ce qui va créer de la culpabilité chez le jeune parent.
  • Ne pas faire évoluer sa culture d’entreprise sur le sujet de la parentalité (présentéisme, horaires non adaptés pour les jeunes parents, manque de flexibilité…)
  • Ne pas augmenter les jeunes parents car ils ont été en congé maternité ou paternité.

Les bonnes pratiques : 

  • Accueillir l’annonce comme une bonne nouvelle.
  • Avoir un document de passation opérationnel dans les deux sens (départ et réintégration).
  • Recruter le temps du congé si cela est possible pour ne pas pénaliser les autres collaborateurs. Le faire le plus tôt possible pour avoir une passation en douceur.
  • ”Se tenir à disposition du collaborateur s’il a envie d’être en contact pendant son congé, tout en lui faisant comprendre que personne n’est indispensable pour l’aider à lâcher prise et lui permettre de profiter”, conseille Céline Breger.
  • Offrir un cadeau de naissance de la part de l’entreprise : cela humanise le lien.
  • Reprendre contact 1 à 2 semaines avant le réonboarding pour proposer un échange afin d’appréhender l’état d’esprit du collaborateur (non obligatoire bien sûr).
  • Célébrer cette naissance avec un pot de bienvenue pour montrer que le collaborateur est attendu.
  • Penser un parcours de réonboarding pour que l’employé se familiarise avec les nouveautés de l’entreprise (stratégie, outils, départs et arrivées…)
  • Proposer au collaborateur de prendre en main de nouveaux dossiers au fur-et-à-mesure, pour qu’il puisse sentir son leadership, mais sans avoir de pression opérationnelle immédiate.
  • Donner l’exemple aux postes de management et de direction en montrant que parentalité et responsabilités ne sont pas antinomiques, que l’on soit homme ou femme.


7. Le congé maladie longue durée

Pourquoi c’est un moment clé : 

Le congé maladie longue durée est, pour des raisons évidentes, l’une des plus grandes épreuves dans la vie d’un salarié. La maladie est une question intime qui surgit là où elle n’a normalement pas sa place : l’entreprise. Mais la problématique survient dans de très nombreuses sociétés, c’est pourquoi le sujet ne peut, ni ne doit, être tabou. C’est aussi “une bonne façon de mettre à l’épreuve les valeurs de l’entreprise qui peut en ressortir grandie. Il est difficile de savoir jusqu’où celle-ci doit aller dans l’accompagnement de ses salariés. Mais ce qui est évident, c’est que le travail est une communauté de vie, et qu’une éthique de l’attention est indispensable", analyse  Nathalie Vallet-Renart, fondatrice de l’association Entreprise et cancer. 

Quelles erreurs éviter ?

  • Imaginer les besoins du salarié en se mettant à sa place : il est le mieux placé pour les exprimer.
  • Ne pas mesurer la fatigue que peuvent engendrer certains traitements, même longtemps après le congé maladie : l’épuisement physique et mental est durable. 
  • Marcher sur des œufs et ne pas oser aller parler au collaborateur qui a subi une épreuve difficile.
  • Ne pas célébrer son retour dans l’entreprise.
  • Ne pas adapter le poste au retour du salarié.

Les bonnes pratiques : 

  • Maintenir le lien avec le salarié malade tout au long de son congé pour faciliter son retour, humainement, et même professionnellement s’il le désire. 
  • Demander au principal intéressé s’il a envie d’être contacté, et de quelle manière : SMS, mail, tél ? Souhaite-t-il recevoir les CR des réunions ? Le journal de l’entreprise ? Qui peut le contacter ?
  • Aménager le poste avant le retour du salarié en fonction de sa visite médicale. Un mi-temps thérapeutique peut-être instauré.
  • Organiser un petit-déjeuner le jour J avec le manager, les RH et les collègues. C’est un moment très important qu’il ne faut pas rater. Cela peut aussi être l’occasion pour chacun de dire ce qu’il a sur le cœur : les collègues ont certainement été touchés par la maladie du collaborateur, et n’ont peut-être pas osé l’exprimer.
  • Encourager l’ensemble de l’équipe à apporter son soutien au collaborateur de retour pour alléger au maximum sa charge de travail. 
  • Se montrer toujours disponible : même si l’on n’a pas forcément les mots, répéter que notre porte est ouverte.


8. L’offboarding

Pourquoi c’est un moment clé : 

De nombreuses raisons peuvent mener un salarié à quitter une entreprise : rupture d’une période d’essai, fin d’un CDD, démission, rupture conventionnelle… Le tout à l’initiative du salarié ou de l’employeur, de manière volontaire ou subie. L’offboarding sert donc à marquer ce moment si spécial : “on a terminé l’histoire, mais il est important d’y mettre un point final”, souligne Sean Winter, VP Strategy chez LumApps. Cela est d’autant plus important à l’heure où l’information circule sur les réseaux sociaux, en bien ou en mal. Et puis, “le phénomène des salariés boomerang est en pleine explosion, avec des collaborateurs qui partent et reviennent 5 ans plus tard. Car ce n’est pas pareil de partir car on se sent mal dans sa boîte, que de la quitter parce que l’on a une plus belle opportunité ailleurs”, poursuit-il.

Quelles erreurs éviter ?

  • Laisser un collaborateur partir avec des ressentiments, des non-dits.
  • Considérer le temps mis sur l’offboarding comme une perte d’argent.
  • Ne pas profiter du retour d’expérience du collaborateur sur le départ pour s’améliorer.
  • Ne pas travailler sa relation avec ses anciens employés.

Les bonnes pratiques : 

  • S’assurer que la passation de la connaissance soit bien faite.
  • Préparer une exit interview avec l’envoi d’un questionnaire en amont. “On retrouve ainsi le principe de symétrie des attentions qui consiste à comprendre pourquoi un salarié part, tout comme une entreprise essaie de connaître les motifs de résiliation de l’un de ses clients”, analyse Sophie Adamski, coach en entreprise et consultante RH. A mesure que l’entreprise réalise des exit interviews, cela permet de réaliser une cartographie des raisons pour lesquelles les gens quittent la structure. “Ce constat permet ensuite de dresser des axes d’amélioration”, ajoute la coach.
  • Si le collaborateur souhaitait rester, faire preuve de transparence sur les raisons de la rupture et ne pas se renvoyer la balle entre DRH et manager. “Il est d’ailleurs important de ne pas attendre la dernière minute pour en parler”, recommande Sophie Adamski.
  • Au-delà de l’offboarding, animer la communauté d’alumnis avec l’envoi par exemple de newsletters spéciales, la création d’events dédiés, de communautés spécifiques sur LinkedIn, etc.

La vie d’un employé en entreprise est une aventure en soi. Elle est ponctuée de moments clés qui suivent une trajectoire parfois inattendue, aussi riche que les rebondissements de la vie. Des moments charnières où l’entreprise se doit d’accompagner de manière étroite ses collaborateurs.
 

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